Esenzione dalle spese di notifica della domanda di mediazione

Il quesito riguardava in particolare l'avvio del procedimento di mediazione, ossia se questo iniziasse con il deposito dell'istanza o con l'accettazione, da parte delle parti coinvolte, di procedere con la mediazione nel primo davanti al mediatore.

L'art. 17, comma 2, del d.lgs. 28/2010 commento infatti che: “Tutti gli atti, i documenti ei provvedimenti relativi al procedimento di mediazione sono esenti dall'imposta di bollo e da qualsiasi altra spesa, tassa o diritto di qualsiasi natura”.

L'art. 8 dello stesso decreto disciplina la comunicazione alla controparte della data del primo incontro di mediazione, insieme all'istanza di mediazione. Tali atti possono essere notificati con qualsiasi mezzo idoneo, inclusa la notifica tramite ufficiale giudiziario, se necessario (2).

Per stabilire se un'istanza di mediazione da notificare sia un atto “relativo al procedimento di mediazione” e, quindi, esente da spese, è fondamentale comprendere il significato della locuzione “relativo al procedimento” utilizzato dal legislatore. Inoltre, è utile distinguere tra i concetti di “procedimento di mediazione” e “procedura di mediazione”.

Il d.lgs. n. 28/2010 utilizza l'espressione “atto relativo al procedimento” per indicare non solo gli atti interni al procedimento, ma anche tutti quelli collegati ad esso, essenziali per lo svolgimento dell'attività procedurale.

Un procedimento è infatti una sequenza di atti compiuti da vari soggetti per raggiungere il risultato finale del procedimento stesso.

La normativa emanazione che il procedimento di mediazione inizia con il deposito dell'istanza presso un organismo competente, individuato secondo i criteri previsti dal decreto. Una volta ricevuta l'istanza, l'organismo designa il mediatore e fissa la data del primo incontro, che deve tenersi entro 30 giorni dal deposito. I dati e il contenuto dell'istanza vengono comunicati alla controparte con qualsiasi mezzo idoneo a garantirne la ricezione (3).

Non vi è dubbio che tale comunicazione rientri nel procedimento di mediazione, che si considera avviato al momento del deposito dell'istanza. Pertanto, la comunicazione costituisce un atto “relativo al procedimento” ai sensi dell'art. 17 del d.lgs. n. 28/2010. Anche il capo II del decreto, intitolato “Del procedimento di mediazione” , ribadisce questa impostazione, come pura l'art. 5 dello stesso decreto, che considera il procedimento di mediazione una condizione di procedibilità della domanda giudiziale.

Ulteriore conferma deriva dall'art. 4, comma 1, che il momento di presentazione della domanda si identifica con la data del deposito dell'istanza. In relazione alla litispendenza, lo stesso articolo prevede che, in caso di più domande relative alla stessa controversia, la mediazione si svolge davanti all'organismo competente presso cui è stata presentata la prima istanza. Inoltre, l'art. 6, comma 2, dispone che la mediazione deve concludersi entro tre mesi dal deposito della domanda. Ne deriva che il procedimento ha inizio con il deposito dell'istanza, e tutti gli atti successivi a questo momento sono relativi al procedimento.

Secondo l'art. 8, durante il primo incontro il mediatore spiega alle parti le modalità della mediazione e il ruolo del mediatore stesso. La norma infatti afferma che: “Al primo incontro, il mediatore espone la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione, e si adopera affinché le parti raggiungano un accordo di conciliazione. Le parti e gli avvocati che le assistono cooperano in buona fede e lealmente al fine di realizzare un effettivo confronto sulle questioni controverse. Del primo incontro è redatto, a cura del mediatore, verbale sottoscritto da tutti i partecipanti.

La “procedura” di mediazione, distinta dal “procedimento”, inizia con il primo incontro. Tale distinzione è stata introdotta con la modifica normativa del 2013 (4), che ha separato formalmente l'avvio del procedimento, coincidente con il deposito dell'istanza, dall'avvio della procedura, che si ha con il primo incontro.

In sintesi, il procedimento di mediazione inizia con il deposito dell'istanza presso l'organismo prescelto. Una volta individuato il mediatore e fissata la data del primo incontro, l'istanza è comunicata all'altra parte. Se questa comunicazione avviene tramite notifica UNEP, è esente da spese, poiché rientra tra gli atti relativi al procedimento di mediazione previsti dall'art. 17 del d.lgs. n. 28/2010.